Según el Work Trend Index 2023 de Microsoft, alrededor del 60% del tiempo de los empleados se destina a tareas de comunicación y coordinación, dejando solo un 40% para actividades creativas, reflexión profunda y colaboración efectiva. Tanto a nivel regional (62% en América Latina) como en Colombia (61%), los colaboradores expresan la falta de tiempo y energía para cumplir con sus tareas laborales.
En este contexto, la inteligencia artificial (IA) ha surgido como un catalizador para mejorar el rendimiento y la efectividad en el trabajo, y los equipos de trabajo son conscientes de ello. El informe revela que el 70% de los empleados estaría dispuesto a delegar la mayor cantidad de trabajo posible a la inteligencia artificial para aliviar sus cargas laborales. El 76% de los encuestados expresó su disposición a utilizar la IA para tareas administrativas, mientras que un 79% y un 73% harían lo mismo para labores analíticas y creativas, respectivamente.
Herramientas como Microsoft Copilot han redefinido la forma en que los profesionales realizan sus tareas diarias. Microsoft Copilot para Microsoft 365, impulsado por inteligencia artificial, se integra con las aplicaciones cotidianas como Word, Excel, PowerPoint, Outlook y Teams para brindar asistencia en tiempo real, permitiéndole a los usuarios potenciar su creatividad y enfocarse en las tareas más importantes. La influencia de esta tecnología ha sido tan significativa que, entre quienes la han usado, el 70% reportó aumentos en su productividad, el 68% destacó una mejora en la calidad de su trabajo, otro 68% afirmó que Copilot ayudó a iniciar procesos creativos, y la mayoría afirmó que logró ponerse al día con reuniones perdidas cuatro veces más rápido.
Esta revolución tecnológica ha impulsado a empresas a buscar soluciones de inteligencia artificial como Copilot para ser su aliado estratégico clave para la competitividad. Un caso destacado es el de Cenit, compañía filial de Grupo Ecopetrol dedicada al transporte y la logística de hidrocarburos, una de las primeras empresas colombianas en adoptar asistentes basados en IA para potenciar la productividad y eficiencia en el trabajo.
El programa de adopción temprana de Copilot fue una prueba del uso de IA en Cenit, a la cual los primeros usuarios respondieron con curiosidad. Tras unos días, las experiencias sorprendentes aumentaron en todas las áreas de la operación donde se puso a prueba. Desde la síntesis de correos no prioritarios, minutas automáticas de reuniones, y flujos de tareas por completar, hasta generar ideas para iniciar borradores de presentaciones, la IA se adaptó a la necesidad de cada usuario que la adoptó.
“La inteligencia artificial es una herramienta que entrega infinitas posibilidades para la transformación organizacional. Con ella hemos percibido grandes avances en productividad, en la estructuración de decisiones estratégicas, en el desarrollo del talento humano y en la capacidad de explorar escenarios futuros y multiplicar la generación de ideas para transformar modelos de negocio”, afirma Héctor Manosalva Rojas, Presidente de Cenit.
Para Julio Ricardo Corredor, Gerente de Cumplimiento en Cenit, esta herramienta le permitió ahorrar horas de preparación para una ponencia. “Recientemente debía presentar una ponencia y Copilot me ayudó a optimizar toda la fase de preparación, que suele ser bastante extensa y pesada. La herramienta identificó las temáticas clave y me generó dos páginas de sugerencias bastante acertadas para la presentación, tanto así que pude obtener el producto final en menos tiempo de lo esperado. Revisé el documento, le incluí algunos puntos y lo adapté a mi estilo. Quedé muy sorprendido. Desde entonces, me ha ayudado a agrupar y sintetizar correos y a tener respuestas más rápidas y asertivas en plataformas como Teams”.
Usar esta herramienta ofrece un entorno seguro y cerrado para la implementación de la IA: la data empresarial está protegida con los más elevados estándares globales de seguridad, la información es exclusivamente de Cenit, no es visible ni para el fabricante, ni es utilizada para entrenar otros modelos. Esta diferencia garantiza que los usuarios puedan interactuar con la inteligencia artificial con la certeza de que la información ingresada en el modelo de lenguaje permanecerá dentro del ecosistema laboral de la compañía.
La experiencia para Adriana Mayorga, Líder Senior Digital en Cenit, también ha sido transformadora. “Esta solución ha sido una verdadera revolución en mi forma de trabajar. Tareas que solían llevar horas ahora se resuelven en cuestión de minutos. Es como tener a un colaborador que comprende mi trabajo y se adapta a mi estilo y lenguaje. Con Copilot, he llevado la generación de presentaciones a otro nivel, tomando documentos existentes y manteniendo intactas esas notas importantes que a menudo se pierden. Pero lo que realmente me ha impactado es cómo, al resumir correos mediante el asunto, puedo acceder rápidamente a la información crucial”.
Además de su impacto en las áreas administrativas y comerciales, Copilot ha demostrado ser un recurso invaluable para equipos críticos como el de compras y contratación. Wilson Panqueva, Experto de Abastecimiento en Cenit, ha observado de primera mano cómo esta herramienta tiene ventajas para agilizar el flujo de trabajo y transformar los procesos de su equipo. “La capacidad para resumir información es una maravilla. En varias ocasiones me han llegado solicitudes de aprobación con un historial de 10 o más correos previos que me podrían tomar hasta 40 minutos para leer y entender. Ahora, con solo solicitarlo, genera en segundos un resumen ejecutivo que captura de forma fiable la esencia y línea cronológica de múltiples interacciones que me permiten ahorrar mucho tiempo valioso en procesos de decisión”, aseguró.
Por su parte, Eduardo Pachón, Vicepresidente Digital de Cenit, sostiene que “en la compañía somos conscientes de la importancia de ser competitivos y satisfacer las demandas de nuestros usuarios y clientes. Para ello, la tecnología es fundamental para facilitar el trabajo en equipo, proteger la información y crear soluciones innovadoras. Por eso, nos hemos propuesto estar al día con las ventajas de la inteligencia artificial generativa y aumentar la colaboración de nuestro equipo de trabajo a partir de Copilot de Microsoft 365”.
Ya son más de 173 los usuarios de Cenit que tienen acceso a su asistente potenciado por la IA y los planes de expandir esta base de usuarios se han alimentado por las historias de quienes están encontrando usos creativos y beneficios en eficiencia del uso de esta herramienta.
“Estamos viendo una adopción veloz de Copilot para Microsoft365 en Cenit, una organización que tiene la innovación en su ADN y ha empoderado a sus colaboradores con inteligencia artificial para que sean más creativas, más productivas y colaborativas. Nos enorgullece poder ofrecer ese asistente inteligente que está desarrollado con la privacidad, la seguridad y la ética que necesita una operación crítica como la que realiza Cenit en Colombia” afirmó Daniel Vesrwyvel, Gerente General de Microsoft en Colombia.
Al liderar la implementación de esta avanzada tecnología, Cenit se consolida como líder en la optimización de procesos, destacando que la confianza en herramientas basadas en inteligencia artificial fomenta nuevas formas de trabajo, y más dinámicas centradas en el valor estratégico del conocimiento de su talento humano. Cenit destaca por ser una compañía pionera en el uso de la inteligencia artificial de Copilot para Microsoft365 en Colombia, y tiene claridad sobre la importancia de la combinación de seguridad e innovación, como aliado estratégico en la búsqueda continua de la excelencia operativa.